¿Alguna vez te has preguntado cómo las organizaciones de alto rendimiento se mantienen por delante de la competencia? Las actividades de rutina son elementos cruciales para dirigir un negocio. Estas pueden implicar obtener aprobaciones, capacitar a nuevos empleados y redactar procedimientos.
Realizar estas tareas ocasionalmente puede ser relativamente fácil, pero hacerlas de manera regular requiere mucho tiempo. Por esta razón, la excelente gestión de procesos empresariales (BPM, por sus siglas en inglés) es fundamental.
Más que una simple herramienta, es una forma de pensar que convierte el caos diario en productividad eficiente. Acompáñanos mientras nos adentramos en la esencia del BPM, sus principales beneficios y las herramientas que lo hacen realidad en el mundo empresarial.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales?
Según BPMInstitute.org, la gestión de procesos empresariales (o, por sus siglas en inglés, BPM) define, mejora y administra los procesos empresariales de una compañía para lograr una clara dirección estratégica, alineación de recursos y disciplina operativa. El punto focal de esta estrategia organizada a nivel empresarial es entregar productos y servicios de alto valor.
La premisa es que, para saber qué servicios y productos son más valorados por los consumidores, es necesario tener un enfoque orientado a los procesos en la empresa. Las empresas pueden ver la diferencia entre lo que los clientes desean y lo que pueden hacer al encontrar y estudiar los procedimientos principales de la compañía.
Sin embargo, debemos ser claros sobre un tema en particular. La gestión empresarial puede parecer similar a la gestión de proyectos y tareas, pero abarca mucho más. La gestión de proyectos se concentra en tareas únicas, mientras que la gestión de tareas implica administrar tareas asignadas individualmente.
Por un lado, la gestión de procesos de empresariales examina todo, desde el inicio hasta el final y se enfoca en las actividades que los empleados deben llevar a cabo de manera repetitiva. Esta visión más amplia es muy importante para comprender completamente cómo funcionan las organizaciones.
Ahora, piensa en la fortaleza del proceso continuo de reingeniería. Cuando las empresas emplean una gestión de procesos empresarial, pueden simplificar sus flujos de trabajo generales, lo que les ahorra tiempo y dinero. El software de gestión empresarial con seguimiento de actividades, análisis avanzados y capacidades de gestión de decisiones organiza sistemas, personas, información y materiales para que las empresas obtengan los resultados deseados.
Entonces, ¿cuál es el valor real aquí? Las iniciativas de transformación digital han avanzado mucho más rápido gracias a una gestión de procesos empresarial. Las organizaciones pueden responder más rápidamente a las nuevas tecnologías y los cambios en el mercado si se mantienen al tanto de sus procesos empresariales. La agilidad digital desempeña un papel fundamental en el entorno actual, y la gestión de procesos empresariales se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas que buscan formas de mantener su ventaja competitiva.
¿Qué pasos se deben seguir para mejorar los procesos empresariales?
Transformando las operaciones de la empresa de innumerables formas, ¿cuáles son las recompensas que ofrece la gestión de procesos empresariales? La mejora de los procesos empresariales incluye una mejor experiencia para los consumidores y los empleados, una comunicación más transparente y operaciones más eficientes.
Mejor experiencia de trabajo y del cliente
La gestión de procesos empresariales reduce el esfuerzo tedioso al mejorar los flujos de trabajo y facilitar la búsqueda de información. Esta estrategia específica refuerza la satisfacción del cliente al permitir que los miembros del personal se centren más intensamente en su trabajo y en las interacciones con los clientes. La implementación de flujos de trabajo precisos facilita el proceso de integración de nuevos empleados, lo que aumenta la productividad y el compromiso.
Comunicación más abierta
La descripción explícita de roles y responsabilidades fomenta la comunicación en equipo, al aumentar la transparencia y la responsabilidad. Como resultado, todos están en la misma página y comprenden lo que está sucediendo, lo que mejora la colaboración y acelera los procesos.
Operaciones más inteligentes y asequibles
La gestión de procesos empresariales es un cambio de juego para las empresas, ya que es fundamental para reforzar los procesos actuales y emplear métodos organizados para desarrollar nuevos procesos. Al eliminar obstáculos y redundancias, se incrementa la productividad y la eficiencia. Esta flexibilidad permite que las operaciones sean más rápidas y económicas al permitir que las empresas logren rápidamente los resultados deseados y dirijan los recursos hacia tareas de mayor prioridad.
Procesos favorables al crecimiento
Ejecutar con éxito procesos y automatizar flujos de trabajo mediante una gestión de procesos empresariales es muy útil al expandir las operaciones a nivel mundial. Establecer roles claros y mantener procesos consistentes son dos beneficios clave. Como señala la gestión de procesos empresariales, las posibilidades de automatización liberan a los equipos para trabajar en nuevas ideas y respaldar procesos que podrían crecer.
Menor dependencia del equipo técnico
Por último, la baja necesidad de código de los procesos de gestión empresarial reducen la necesidad de equipos de desarrollo. Las empresas pueden convertirse rápidamente en usuarios, impulsando la automatización de procesos en toda la organización. Como no dependen de equipos técnicos, la aceptación y los cambios en los procesos ocurren más rápido.
Ciclo de la gestión de procesos empresariales
En el corazón de la gestión de procesos empresariales se encuentra su ciclo de vida, una forma disciplinada de hacer que un grupo sea más efectivo y eficiente. Este ciclo de vida comienza con la planificación y finaliza con un crecimiento optimizado. Es un viaje de crecimiento constante.
- Diseño de procesos: El primer paso del proceso, durante el cual el equipo especifica los hitos y actividades significativas que forman parte del sistema de la gestión de procesos empresariales en su totalidad. Cada miembro se enfoca en áreas para optimizar y propone formas de medir el éxito al proporcionar pautas y asignar tareas a las personas adecuadas.
- Modelado: A continuación, el grupo ilustra todo el proceso, incluyendo plazos, descripciones de trabajos y cómo fluye la información a través del sistema. Para mayor precisión y claridad, esta etapa a menudo utiliza software de gestión de procesos empresariales.
- Ejecución: Después de esto, el equipo prueba la estrategia con un pequeño grupo como una prueba de concepto para asegurarse de que funcione correctamente. Basándose en las revisiones, implementan gradualmente el proceso en el resto de la empresa.
- Monitoreo: Durante la fase de monitoreo, el personal observa el flujo de trabajo en acción, evaluando cualquier aumento en la eficiencia e identificando posibles obstáculos nuevos que puedan surgir.
- Optimización: Por último, el grupo realiza los cambios necesarios para modificar y afinar el proceso, mejorando así las actividades y resultados de la organización. Esta etapa mantiene el proceso de gestión de procesos empresariales alineado con los objetivos de la empresa y lo suficientemente flexible como para adaptarse a nuevas situaciones.
Tipos de gestión de procesos empresariales
Al explorar más a fondo la gestión de procesos empresariales se expone su carácter diverso, con varias variantes que se centran en diferentes aspectos de los procesos empresariales. Estos tipos, que incluyen la gestión de procesos empresariales centrada en la documentación, la gestión de procesos empresariales centrada en las personas y la gestión de procesos empresariales centrada en la integración, están disponibles para satisfacer las diversas necesidades organizativas.
- La gestión de procesos empresariales centrada en la documentación: Los documentos importantes, como contratos, son el centro de actividad en la gestión de procesos empresariales centrada en la documentación. Esta estrategia desempeña un papel importante en las compras, ya que crea acuerdos entre consumidores y proveedores a través de trámites y pasos de autorización.
- La gestión de procesos empresariales centrada en las personas: Este tipo enfatiza la importancia de involucrar a las personas, especialmente cuando se necesita obtener permisos. Tiene interfaces fáciles de usar con herramientas de arrastrar y soltar que permiten a los equipos asignar tareas y realizar un seguimiento de quién es responsable de qué a lo largo del proceso.
- La gestión de procesos empresariales centrada en la integración: Los procesos que requieren poca o ninguna intervención humana son el enfoque de la gestión de procesos empresariales centrada en la integración. Se basa principalmente en APIs y protocolos para la integración de datos entre sistemas, simplificando los procesos de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y gestión de recursos humanos (HRM).
Software de gestión empresarial
¿Qué soluciones impulsan una gestión de procesos empresariales efectiva? Las herramientas de gestión de procesos empresariales actuales ofrecen plataformas sofisticadas para transformar los procedimientos corporativos. Cada producto proporciona un conjunto distintivo de capacidades que permiten a las empresas acelerar las operaciones, reforzar la eficiencia y promover el crecimiento corporativo.
Chanty
Chanty ofrece un enfoque refrescante para la gestión de procesos empresariales, combinando comunicación profesional y gestión de tareas en una plataforma unificada. Rompe los silos y agiliza los flujos de trabajo al reunir a los equipos en un espacio de trabajo centralizado. Las características destacadas de esta excelente herramienta de gestión de procesos empresariales incluyen tableros de tareas y listas de tareas, que mantienen a todos en la misma página y hacen que los proyectos avancen. Chanty también se destaca por su enfoque en agilizar la comunicación. Sus funciones de audio y videoconferencia ayudan a los equipos a mantenerse en la misma página, y su integración con herramientas populares como Google Drive y Dropbox garantiza un intercambio de archivos y colaboración sin problemas.
Studio Creatio Enterprise
En primer lugar, tenemos a Studio Creatio Enterprise, que ofrece herramientas para gestionar mejor los procesos empresariales. Datos en tiempo real, modelado de procesos automatizado y soluciones de procesos personalizables son algunas de sus características más destacadas. Es único porque es fácil de usar y lo suficientemente flexible como para adaptarse a todos los requisitos de la empresa. El software tiene una versión de prueba gratuita y cobra según las suscripciones.
Oracle BPM
Otra opción popular es Oracle BPM, conocido por sus sólidas características de gestión de procesos. Sus capacidades incluyen simulación de procesos, automatización de reglas comerciales y un potencial de integración sofisticado. El software se destaca por su funcionalidad y escalabilidad a nivel empresarial. Los paquetes de precios están disponibles bajo solicitud.
Tibco BPM
A continuación, tenemos a Tibco BPM, que se destaca por hacer que los procesos empresariales complejos sean fáciles de usar. Algunas de sus características más destacadas son análisis inteligentes, datos de proceso y gestión dinámica de casos. Su principal punto de venta es su capacidad para funcionar en entornos de procesos complicados y de alta demanda. El software ofrece una versión de prueba gratuita. Para conocer los planes de precios, puedes contactar al proveedor para solicitar una cotización.
Pipefy
Por su simplicidad y adaptabilidad, Pipefy se destaca como una herramienta de gestión de procesos empresariales. Los flujos de trabajo personalizados permiten a las empresas desarrollar rápidamente procedimientos que se ajusten a sus necesidades. Los correos electrónicos automatizados mejoran la eficiencia de la comunicación. Con su capacidad para conectarse con aplicaciones populares, Pipefy es versátil para diversas situaciones de trabajo. La herramienta ofrece una versión de prueba gratuita y una variedad de planes de suscripción para organizaciones de todos los tamaños, lo que la convierte en una opción práctica.
Appian BPM
Una de las características más destacadas de Appian BPM es su capacidad para construir aplicaciones rápidamente. Cuenta con minería de procesos, automatización impulsada por IA y capacidades de desarrollo de baja codificación. La implementación rápida de Appian BPM es lo que los distingue. La plataforma ofrece un plan gratuito además de sus paquetes mensuales.
Nintex
Su diseño fácil de usar y la sofisticada automatización de flujos de trabajo han hecho que Nintex se destaque en la industria de BPM. Las características significativas incluyen la gestión de flujos de trabajo móviles, que le permite manejar negocios de forma remota, y las capacidades de generación de documentos, que son fundamentales para el funcionamiento fluido de los documentos.
Lo que distingue a Nintex es su conectividad con plataformas como SAP y Sharepoint, lo que la convierte en una herramienta completa para una amplia gama de necesidades empresariales. El software ofrece una versión de prueba gratuita para aquellos que deseen explorar sus capacidades. Se ofrecen planes de suscripción para empresas de diversos tipos y tamaños.
Kissflow
Con sus capacidades de gestión de procesos empresariales fáciles de usar y avanzadas, Kissflow es ideal para empresas de todos los tamaños. Las integraciones sólidas, el acceso unificado a los datos y los flujos de trabajo sin código son algunos de sus puntos destacados. El costo y la intuitividad de Kissflow son sus características definitorias. Ofrece paquetes de precios regulares y personalizados.
Aplicaciones prácticas de gestión empresarial
En lugar de quedarse en un tema teórico, la gestión de procesos empresariales ha demostrado ser valioso en numerosos escenarios del mundo real. La gestión empresarial es crucial para aumentar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente en innumerables industrias, incluyendo el comercio minorista, los medios de comunicación, los recursos humanos y el soporte al cliente.
- Cumplimiento de pedidos: La eficiencia operativa se logra en el cumplimiento de pedidos mediante la gestión de procesos empresariales. Adoptando un enfoque centrado en el cliente, se encarga de aspectos como la captura de pedidos, ofertas especiales y el ciclo de cumplimiento en sí, para mejorar las experiencias de los clientes y aumentar el valor comercial.
- Distribución de contenido: Automatizar la planificación y publicación de contenido es lo que la gestión de procesos empresariales ofrece a las empresas de medios de comunicación. Facilita el camino desde la producción de contenido hasta su publicación mediante el diseño de herramientas que se integran sin problemas con los sistemas de gestión de derechos y contenido, tráfico y órdenes de trabajo.
- Banca: Evaluar posibles riesgos crediticios es una parte vital del proceso de préstamos para consumidores y empresas. Para hacer esto, es necesario recopilar detalles de diversas fuentes, como empleadores, solicitantes y agencias de crédito. La gestión de procesos empresariales simplifica el proceso de decisión de elegibilidad para préstamos al gestionar eficientemente el flujo de datos y reducir errores.
- Recursos humanos: Utilizando una gestión de procesos empresariales, los departamentos de recursos humanos pueden supervisar sus registros y procesos de gestión de flujo de trabajo, de manera similar a las prácticas en escuelas de MBA en línea. Maneja rápidamente la documentación de recursos humanos, incluyendo revisiones de desempeño, aprobaciones de hojas de tiempo, solicitudes de licencia y la incorporación y desvinculación de empleados.
- Finanzas: Un uso de gestión de procesos empresariales en el sector financiero es la creación de plantillas estándar de órdenes de compra. Facilita que diversos equipos adquieran rápidamente hardware o software para la empresa. La gestión de procesos empresariales también permite crear flujos de trabajo personalizados para casos de compra específicos.
- Servicio al cliente: Por último, al determinar las preguntas frecuentes para los chatbots, la gestión de procesos empresariales simplifica el soporte al cliente al reducir la carga de trabajo durante los picos de demanda de servicio. Automatiza procedimientos y proporciona respuestas más personalizadas a los clientes al utilizar datos de transcripciones de bots y centros de contacto, fortaleciendo así la calidad general del servicio.
Gestión empresarial: un catalizador para el crecimiento empresarial
Las organizaciones deben utilizar la gestión de procesos empresariales para hacer que sus operaciones sean más abiertas, eficientes y flexibles. Esto transforma más que simplemente la forma en que las empresas se conectan con sus clientes; también otorga a los trabajadores una mayor autoridad y fomenta una cultura de crecimiento constante.
Específicamente diseñado para satisfacer las cambiantes demandas de las empresas modernas de hoy en día, la gestión de procesos empresariales y sus herramientas de vanguardia ofrecen soluciones personalizadas. En esta era de transformación, mantenerse competitivo requiere que las organizaciones abracen el cambio y naveguen a través de la complejidad.
La gestión de procesos empresarialeslogra esto al proporcionar un medio para mejorar estratégicamente el rendimiento mediante la optimización de actividades. Además, la versatilidad de la gestión de procesos empresariales para adaptarse a diversos entornos empresariales garantiza su utilidad continua en diferentes sectores y etapas.
Asegúrate de hacer el cambio. Comienza hoy mismo, aprende más sobre las herramientas de gestión de procesos empresariales y comienza en el camino hacia la excelencia operativa. Permítele a BPM ser el motor que impulse a tu empresa hacia adelante. Con este software, puedes esperar mejores procedimientos, agilidad organizativa y una mayor satisfacción del cliente.
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